VisaFlow Für Ausländerbehörden

Entlastung für Ihre Ausländerbehörde.

VisaFlow bereitet Aufenthaltsverfahren vor, vom Posteingang bis zur Entscheidung. Ihre Sachbearbeitung prüft und entscheidet.

Gespräch vereinbaren Entlastung berechnen

Entwickelt mit der Ausländerbehörde Düsseldorf

DSGVO konform

Hosting in der EU

VisaFlow Prototyp: Fallübersicht der Sachbearbeitung mit fiktiven Beispielfällen

Gefördert und unterstützt durch

ca. 70%

weniger Aufwand je Fall

Zielwert, wird im Pilotbetrieb gemessen

Schnittstellen für den Start

Läuft im Browser, ohne Installation

10.000+

begleitete Studierende

Wir kennen beide Seiten des Antrags

Ausgangslage

Weniger Routine. Mehr Zeit für den Einzelfall.

Der Antrag kommt digital an. Die Arbeit dahinter ist oft noch Handarbeit.

Heute

Anträge ausdrucken, sortieren und von Hand verteilen

Unterlagen Seite für Seite gegen Checklisten prüfen

Nachforderungen einzeln formulieren

Fristen und Auslastung nur schwer im Blick

Mit VisaFlow

Fall wird automatisch angelegt und zugewiesen

Jede Voraussetzung vorgeprüft, mit Quelle

Schreiben aus Vorlagen, mit Falldaten befüllt

Die Leitung sieht, was heute zu klären ist

Ein Durchlauf, eine Plattform

Vom Posteingang bis zum Bescheid. Ohne Medienbruch.

VisaFlow setzt dort an, wo die Zeit tatsächlich verloren geht: schon vor der eigentlichen Prüfung. Jede Rolle in Ihrer Behörde bekommt den passenden Arbeitsbereich.

Posteingang

Einzel und Sammelupload aus OZG und XAusländer. Fallanlage automatisch.

Service

Triage

KI erkennt Aufenthaltstitel, Priorität und zuständiges Sachgebiet.

Service

Termin

Termine passgenau vergeben: nicht zu früh, nicht zu spät.

Service

Prüfung

Vollständigkeit, Plausibilität, Fälschungsindikatoren, Prüfbogen.

Sachbearbeitung

Kommunikation

Nachforderung, Anhörung, Beratung: rechtssicher vorformuliert.

Sachbearbeitung

Bescheid

Bescheidentwurf zur Freigabe, Übergabe an Fachverfahren und elektronische Akte.

Sachbearbeitung

Lösung

Ein System. Jede Rolle hat ihren Arbeitsplatz.

Vom Eingang über die Sachbearbeitung bis zur Leitung.

01 · Eingang

Vom PDF Bündel zum fertigen Fall.

Antragsbündel wird in einzelne Dokumente aufgeteilt

Angaben werden ausgelesen und abgeglichen

Rechtsgrundlage wird vorgeschlagen, der Eingang bestätigt

VisaFlow Prototyp: Antragsbündel wird in Dokumente aufgeteilt und erkannt

VisaFlow Prototyp: Prüfergebnis mit Voraussetzungen und Fundstellen im AufenthG

02 · Sachbearbeitung

Jede Voraussetzung geprüft. Mit Quelle.

Status je Voraussetzung mit Fundstelle im Dokument

Nachforderungen aus Vorlagen, mit einem Klick

Fallassistent beantwortet Fragen zum Fall

03 · Leitung

Sehen, was heute zu klären ist.

Fristen, Rückstände und Zuständigkeiten auf einen Blick

Umverteilung bei Urlaub und Krankheit

Kennzahlen zu Auslastung und Terminvorlauf

VisaFlow Prototyp: Übersicht der Sachgebietsleitung, was heute zu klären ist

Ansichten aus dem Prototyp mit fiktiven Beispielfällen

Unser Grundsatz

KI bereitet vor. Menschen entscheiden.

VisaFlow trifft keine Entscheidung über einen Einzelfall. Dieser Grundsatz gilt ohne Ausnahme und entspricht den Anforderungen von EU AI Act und DSGVO.

Keine automatisierten Entscheidungen

Jede Entscheidung trifft und zeichnet ein Mensch. Kein Fall wird von einem System abgeschlossen.

Begründung und Quelle

Jede Empfehlung zeigt, warum: mit Fundstelle im Gesetz und Verweis auf die Seite im Dokument.

Übernehmen, ändern, verwerfen

Alles ist editierbar. Ihre Korrekturen haben Vorrang und machen das System besser.

Lückenloser Audit Trail

Jede Änderung, jede Empfehlung, jede Freigabe wird revisionssicher protokolliert.

Aus der Praxis

Gemeinsam mit der Ausländerbehörde Düsseldorf entwickelt.

Wir haben die Abläufe vor Ort kennengelernt und jede Ansicht mit Eingangsbearbeitung, Sachbearbeitung und Leitung durchgesprochen. So entsteht ein Werkzeug, das zur Organisation einer Ausländerbehörde passt, nicht umgekehrt.

Hospitation vor Ort

Abläufe, Rollen und Engpässe direkt im Sachgebiet aufgenommen

Abstimmung mit der Fachseite

Begriffe, Zuständigkeiten und Prüfschritte gemeinsam festgelegt

Zusammenarbeit mit der Stadt Köln

Mit dem Talent Hub Cologne für internationale Fachkräfte

Wir kennen beide Seiten des Antrags

10.000+

Studierende durch ihr Visumverfahren begleitet

Partnerhochschulen in Deutschland

Universität zu Köln

Ausgründung mit Sitz in Köln

Entlastungsrechner

Was bedeutet das für Ihre Behörde?

Volumen und Aufwand einstellen, Entlastung sofort sehen.

Anträge pro Jahr

Aufenthaltsverfahren in Ihrer Behörde

Aufwand je Fall heute

Aktive Bearbeitungszeit in Minuten, ohne Wartezeiten

Stundensatz

Personalvollkosten je Arbeitsstunde

Erwartete Entlastung

Zielwert im Pilotbetrieb: ca. 70 %

Arbeitsstunden pro Jahr frei für komplexe Fälle, Beratung und Ermessen

0Vollzeitäquivalente für Rückstände und Beratung

0Minuten je Fall statt heute

0Personalkapazität im Wert pro Jahr

Modellrechnung zur Orientierung, keine Zusage. Annahmen: 1.600 Arbeitsstunden je Vollzeitstelle und Jahr, Stundensatz als Personalvollkosten. Die Gesamtdauer eines Verfahrens hängt zusätzlich von externen Stellen ab.

Vertrauen

Nachvollziehbar, rechtssicher, geschützt.

Gebaut für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung.

Der Mensch entscheidet

Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall.

Jeder Vorschlag mit Quelle

Rechtsgrundlage und Fundstelle im Dokument.

Lückenlose Historie

Jeder Schritt wird nachvollziehbar protokolliert.

DSGVO konform

Auftragsverarbeitung mit AVV, zweckgebunden.

Hosting in der EU

Getrennte Datenbank für jede Behörde.

ISO 27001 in Zertifizierung

Rollen, Rechte und Anmeldung mit Passkey.

Häufige Fragen

Was Behörden uns am häufigsten fragen.

Ihre Frage ist nicht dabei? Georg beantwortet sie gern persönlich.

Frage stellen

Entscheidet die KI über Anträge?

Nein, niemals. VisaFlow bereitet vor, prüft und empfiehlt. Jede Entscheidung trifft und zeichnet eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter. Jede Empfehlung ist begründet, mit Quelle belegt und vollständig editierbar.

Ersetzt VisaFlow unser Fachverfahren?

Nein. VisaFlow ergänzt Fachverfahren wie OK.VISA um eine intelligente Assistenzebene. Sie können ohne Schnittstelle starten und VisaFlow später an Fachverfahren, XAusländer und elektronische Akte anbinden.

Wo werden unsere Daten verarbeitet?

Ausschließlich in ISO 27001 und BSI C5 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung. Unsere eigene ISO 27001 Zertifizierung ist in Vorbereitung. Wir schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und unterstützen Sie bei der Datenschutzfolgenabschätzung.

Welche Aufenthaltstitel deckt VisaFlow ab?

Den Schwerpunkt bildet die Erwerbsmigration, insbesondere Fachkräfte nach §§ 18a, 18b AufenthG und die Blaue Karte EU nach § 18g. Weitere Titel wie Studium oder Familiennachzug werden als Regelwerk konfiguriert, ohne neue Software Version.

Wie lange dauert die Einführung?

Als Web Anwendung ist VisaFlow ohne Installation nutzbar. Ein Pilot in einem Sachgebiet kann innerhalb weniger Wochen starten. Schulungen und Begleitung durch unser Team sind inklusive.

Wie bleibt VisaFlow bei Gesetzesänderungen aktuell?

Unser Rechtsteam pflegt die Prüflogik zentral. Änderungen im AufenthG, in der BeschV oder in Anwendungshinweisen werden aufbereitet, angekündigt und in die Prüfbögen übernommen.

Was kostet VisaFlow?

Das Lizenzmodell richtet sich nach Größe und Antragsvolumen Ihrer Behörde. Für Pilotbehörden gibt es besondere Konditionen. Sprechen Sie uns an, wir erstellen Ihnen ein transparentes Angebot.

Wie binden wir Personalrat und Mitarbeitende ein?

Von Anfang an. VisaFlow wird mit Sachbearbeitenden entwickelt und führt keine Leistungskontrolle einzelner Personen ein. Wir stellen Unterlagen für die Beteiligung des Personalrats bereit und begleiten Informationsveranstaltungen.

Lassen Sie uns über Ihre Behörde sprechen.

Wir zeigen Ihnen einen Fall vom Eingang bis zur Leitung, vor Ort oder online.

30 Minuten, unverbindlich

Gern mit Ihrer IT und Ihrem Datenschutz

Antwort innerhalb eines Werktags

Georg Nauheimer

Geschäftsführer, Ansprechpartner für Behörden

georg.nauheimer@visaflow.app

Gespräch anfragen

Wir melden uns mit Terminvorschlägen.

Vielen Dank. Wir melden uns innerhalb eines Werktags mit Terminvorschlägen.

Das hat leider nicht geklappt. Bitte schreiben Sie uns direkt an georg.nauheimer@visaflow.app.